Ostatnia rzecz jakiej możesz sobie życzyć w czasie symulacji kryzysowej to stworzenie atmosfery ogólnej wesołości i beztroskiej zabawy.
Nasze symulacje kryzysowe są tak realistyczne, że zdarzyło się raz lub dwa, że rzecznik prasowy nie wytrzymywał napięcia, prosił o przerwę i wychodził z konferencji prasowej. Jedna osoba została przesunięta na inne stanowisko po horrendalnych błędach demaskujących rażący brak kompetencji i odpowiedzialności.
Symulacja kryzysowa jest okazją do sprawdzenia przydatności planu kryzysowego oraz tego jak w stresowej sytuacji zachowują się ludzie, jak ze sobą współpracują i jakie podejmują decyzje.
Ćwiczenie odbywa się w bezpiecznym otoczeniu – z prawem do błędu, który nie wywołuje żadnych realnych szkód. Powinno być przeprowadzane w każdej firmie co najmniej raz w roku.
Oto pięć wskazówek co zrobić, żeby symulacja maksymalnie przypominała prawdziwe doświadczenie:
1. Zbuduj kryzysowy scenariusz wokół możliwego, krytycznego wydarzenia, najlepiej takiego, którego skutki i prawdopodobieństwo są bardzo różnie oceniane przez pracowników. Taki scenariusz na pewno wywoła u wielu dreszczyk emocji.
Nie ma prawdziwego kryzysu bez stresu, obaw i strachu. Moderator powinien tak poprowadzić symulację, żeby wywołać emocje towarzyszące realnemu zagrożeniu.
2. Wybierz scenariusz, który w przypadku prawdziwego kryzysu, na pewno zainteresuje media. To wymaga przeprowadzenia kilku konferencji z udziałem rzeczników prasowych. Osoby, które wcielą się w reporterów muszą zadawać pytania, które prawdopodobnie zadaliby prawdziwi dziennikarze – także ci najbardziej dociekliwi i agresywni.
3. Oceń sposób w jaki zespół kryzysowy korzystał z planu komunikacji kryzysowej. Nasze plany mają około 50 stron. Są tak napisane, aby je odczytywać i działać zgodnie z wybranym harmonogramem – krok po kroku i niczego nie przeoczyć.
Niedobre plany kryzysowe mają nie więcej niż 10 stron i opisują tylko standardowe procedury operacyjne, które w większości są bezużyteczne w sytuacji kryzysowej.
50 stron planu – dopasowanego do indywidualnych potrzeb naszych klientów – pokaże co zrobić w pierwszych dwóch godzinach kryzysu i podpowie jak się zachować później – jeżeli będzie taka potrzeba.
4. Media społecznościowe (na przykład Twitter, Facebook i Google+) mają realny wpływ na aktualną opinię o Twojej marce i należy to uwzględnić w scenariuszu symulacji.
Moderator i jego współpracownicy pokażą jakie plotki, zdjęcia i nagrania wideo mogą pojawić się w serwisach społecznościowych w przypadku prawdziwego kryzysu.
5. Maksymalnie wykorzystaj możliwości jakie dają rozmowy telefoniczne. W sytuacji kryzysowej telefony komórkowe (jeżeli działają) są podstawowym narzędziem wymiany informacji między pracownikami a dziennikarzami.
W naszym zespole obsługującym symulację są trzy osoby, których wyłącznym zadaniem jest dzwonienie do wybranych uczestników ćwiczenia.
Konkluzja
W symulacji kryzysowej chodzi o zapewnienie każdej grupie doświadczenia maksymalnie zbliżonego do prawdziwego kryzysu i przećwiczenie procesu podejmowania właściwych decyzji.
Jeśli zależy Ci na skutecznym szkoleniu (dlaczego by nie?), postaraj się, żeby scenariusz wyglądał prawdopodobnie i groźnie – na przykład jak koszmarny sen.
Czy Twoje symulacje kryzysowe są realistyczne? Napisz o tym w komentarzu.
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz