wtorek, 20 września 2011

Jak opracować politykę komunikacji w mediach społecznościowych

Uważasz, że Twoja firma nie potrzebuje polityki medialnej w serwisach społecznościowych?

Proszę – przemyśl to!

Nawet organizacja, która nie działa w mediach społecznościowych też musi opracować taką politykę.

Prawda jest taka, że Twoi pracownicy są aktywni na wielu portalach społecznościowych, a Ty nic o tym nie wiesz. Dlatego każda organizacja zatrudniająca więcej niż jednego pracownika powinna mieć politykę medialną w serwisach społecznościowych, która - jak parasol - będzie chronić pracowników i firmę.

Zasady komunikacji w mediach społecznościowych można podzielić na trzy główne kategorie: 1. pracownicy jako przedstawiciele firmy, 2. interakcje z klientami i opinią publiczną, 3. komunikacja online poza godzinami pracy.

Oto 17 punktów z pytaniami, które pomogą opisać treść polityki medialnej organizacji.

I. Pracownicy mogą reprezentować firmę online jako jej adwokaci, doradcy techniczni lub eksperci branżowi.

Jak pracownicy powinni zachowywać się na platformach społecznościowych?

1. Transparentność. Czy pracownicy powinni podawać swoje nazwiska? Czy powinni podać stanowisko służbowe? Czy powinny być specjalne zasady wykorzystania zdjęć i awatarów?

2. Poufność. Jakie informacje pracownicy mogą ujawniać? Czy te informacje nie są już w obiegu publicznym? Jeżeli nie, czy wymagana jest formalna zgoda? Kto wydaje zgodę na publikację firmowych danych? Czy te informacje są wartościowe dla konkurencji?

3. Finanse. Jak pracownicy powinni przedstawiać wyniki finansowe i sytuację firmy? To jest szczególnie ważne dla spółek giełdowych.

4. Prawa autorskie. Jak traktowane są sprawy własności intelektualnej? Jakie obowiązują wewnętrzne procedury? Do kogo pracownicy mają kierować pytania?

5. Konkurencja. Ponieważ media społecznościowe są otwarte dla wszystkich, jak pracownicy powinni traktować konkurencję i jej przedstawicieli? Czy obowiązują w tej sprawie jakieś procedury?

6. Porady. Jakie porady mogą pracownicy przekazywać klientom i opinii publicznej? W zależności od typu organizacji, zakres udzielanych porad może mieć ogromne znaczenie.

7. Granice. O czym można rozmawiać online? Pamiętaj, że z natury media społecznościowe są dostępne dla wszystkich.

8. Etykieta. Jakie są firmowe protokoły "dobrych manier"? Czy pracownicy mogą umieszczać wpisy faworyzujące jeden punkt widzenia lub grupę społeczną?

9. Własność. Kto jest właścicielem treści wytworzonej przez pracowników w godzinach pracy? Jeżeli firma zastrzega sobie takie prawo, jak przechowuje i chroni te treści?

II. Jak pracownicy powinni traktować treści umieszczane przez klientów i innych użytkowników online na blogach, listach i forach dyskusyjnych?

Celem jest ustalenie zasad zarządzania treściami wytworzonymi przez osoby, które nie są pracownikami organizacji.

10. Przyzwoitość. Czy akceptowane są wszelkie treści, poza wulgaryzmami i osobistymi atakami? Dotyczy to także seksistowskich i rasistowskich komentarzy oraz nieprzyzwoitych obrazów.

11. Rzeczowość. Czy wpis jest rzeczowy i na temat? Czy wnosi coś nowego do dyskusji?

12. Dyskryminacja. Czy w komentarzach widać uprzedzenie do konkretnej osoby lub grupy?

III. Jak pracownicy powinni zachowywać się w mediach społecznościowych poza czasem pracy?

Sugestie dotyczą komunikacji pracowników online poza biurem w czasie wolnym.

13. Reprezentacja. Jak pracownicy powinni przedstawiać się kiedy rozmawiają prywatnie online? Czy powinni podawać nazwę pracodawcy i tytuł służbowy?

14. Współpracownicy. Czy mogą rozmawiać o swoim szefie, współpracownikach i pracy? Jak powinni rozmawiać z byłymi pracownikami? Pamiętaj, że komentarze żyją w Internecie wiecznie. Nie mów niczego czego nie powiedziałbyś prosto w oczy.

15. Szacunek. Jak pracownicy powinni okazywać szacunek innym użytkownikom online?
Dodajmy do tej listy jeszcze dwie kategorie nachodzące na pozostałe:

16. Komunikacja online w godzinach pracy. Czy pracownicy mogą korzystać z mediów społecznościowych w godzinach pracy? Czy to jest w ich obowiązkach? Jeżeli nie, jakich innych wewnętrznych przepisów muszą przestrzegać?

17. Konsekwencje. Co się stanie jeżeli ktoś złamie te zasady? Jak to wpłynie na jego pozycję i karierę w firmie? Kto jest odpowiedzialny za egzekwowanie tych zasad?

W oparciu o te 17 punktów opracuj własne zasady komunikacji w mediach społecznościowych. Dobrze jeżeli gotowy dokument przed oficjalnym zatwierdzeniem ocenią też pracownicy.

Jeśli masz własne sugestie jak tworzyć reguły firmowej komunikacji w mediach społecznościowych, napisz o tym w komentarzu.

Brak komentarzy:

Prześlij komentarz