Dynamicznie rozwijające się organizacje generują więcej plotek, mają większe wymagania wobec pracowników i zużywają więcej papieru.
Intranet tworzy platformę komunikacji pomiędzy grupami pracowników, centralizuje dostęp do ważnych informacji, wspomaga rozwój kultury organizacji i ogranicza koszty.
Intranet to prywatny Internet działający w wewnętrznej sieci (lub sieciach). Jest dostępny tylko dla wewnętrznych użytkowników, czyli pracowników organizacji. Informacje są przetwarzane zgodnie ze standardami Internetu, poczty elektronicznej (e-mail) i transferu plików. Intranet pozwala użytkownikom wybierać informacje, przetwarzać i drukować.
1. Dwustronna komunikacja
Mało firm ma dziś prezesa, który chodzi po zakładzie i rozmawia ze wszystkimi pracownikami. Intranet umożliwia szybki kontakt (imienny lub anonimowy) z każdym pracownikiem, także z prezesem. Może poprawić morale i efektywność pracy.
Wyobraź sobie ile czasu można zaoszczędzić rezygnując z części narad, których jedynym celem jest wymiana opinii.
2. Centralizacja ważnych informacji
Organizacja może umieścić w Intranecie protokoły z narad, plany kryzysowe, cenniki, zasady wyceny usług, cenne dane o klientach i inne informacje niezbędne dla pracowników, ale niedostępne dla zewnętrznego otoczenia.
3. Tworzenie kultury organizacji
Intranet powinien być funkcjonalny i przyjazny dla użytkownika. Jedna z firm po wielkiej fuzji użyła Intranetu do zniwelowania różnic kulturowych pomiędzy łączącymi się organizacjami. Wykorzystano do tego zamiłowanie obydwu grup pracowniczych do weekendowych rozgrywek w kręgle. W każdy poniedziałek umieszczano w Intranecie najlepsze wyniki. Sportowa rywalizacja doprowadziła do połączenia się najpierw zespołów sportowych, następnie – pracowniczych.
4. Redukcja kosztów
Zamiast drukować setki sprawozdań i rozliczeń z wyjazdów służbowych, zastanów się ile zaoszczędzisz papieru, tuszu i czasu korzystając z Intranetu. Pracownik po powrocie z delegacji wypełni odpowiedni formularz w sieci i automatycznie wyśle do działu finansów. Koniec z formularzami Excela. W Intranecie wszystko jest łatwiejsze.
Czy to działa?
Pracownicy General Electric mogą sami projektować swoje witryny w Intranecie i następnie dostosowywać ich zawartość do potrzeb, na przykład umieścić prognozę pogody lub informacje z branży. System pozwala także umieścić na nich formularze podatkowe i daje dostęp do informacji o ulgach podatkowych.
W Texas Instruments można w korporacyjnej sieci wybrać lekarza, zamówić opiekunkę do dzieci i znaleźć zastępstwo na czas urlopu. Dostęp do Intranetu mają nowi pracownicy, którzy jeszcze przed oficjalnym zatrudnieniem zapoznają się z kulturą i zwyczajami firmy.
Aby Intranet odniósł sukces, pracownicy muszą uznać go za przydatny w pracy, ułatwiający wykonywanie niektórych czynności i także dostarczający rozrywki.
Oto piętnaście wskazówek przydatnych w tworzeniu firmowego Intranetu:
1. Zadbaj o wartościową treść i przydatne aplikacje.
2. Stale aktualizuj informacje. Dbaj o ich wiarygodność i rzetelność.
3. Używaj kolorów i grafiki tam, gdzie obraz może zastąpić słowo.
4. Zdobądź przychylność zarządu. Wykorzystaj autorytet prezesa, aby namawiał pracowników do korzystania z Intranetu.
5. Zaoferuj błyskawiczne szkolenia o podstawach nawigacji w Intranecie, jego zawartości i sposobie uzyskania pomocy w razie kłopotów.
6. Wyznacz osobę odpowiedzialną za Intranet. W zależności od wielkości organizacji może to być zajęcie dorywcze lub pełnoetatowe. Informacje mogą spływać z wielu źródeł. Istotne jest jednak, aby nad całością czuwała jedna osoba. To ona dba o zawartość, ustala standardy i utrzymuje spójność wewnętrznej sieci komunikacyjnej.
7. Przenoś stopniowo opisy procedur, wewnętrzną książkę telefoniczną, instrukcje obsługi urządzeń biurowych na strony Intranetu tak, aby pracownicy powoli przyzwyczajali się do tego medium.
8. Zachęcaj pracowników do dzielenia się poradami jak uczynić komunikację w Intranecie łatwiejszą, jak poprawić kompozycję, strukturę, grafikę, jak uatrakcyjnić zawartość; słowem, zaproś ich do współtworzenia i poprawy Intranetu.
9. Wszyscy pracownicy powinni mieć stały dostęp do Intranetu z każdego miejsca w firmie i poza nią. Osoby podróżujące pociągiem, przedstawiciele handlowi w terenie w każdej chwili mogą sięgnąć po dane potrzebne, na przykład do szybkiego rozwiązania problemu.
10. "SZUKAJ" to bardzo ważna funkcja. Nawet w małych organizacjach przyrost zasobów Intranetu jest ogromny. Kiedy pracownik szukając interesującego go szczegółu najchętniej wypełnia okienko z napisem "SZUKAJ" i czeka na wynik.
11. Nagradzaj pracowników za twórcze rozwiązania wykorzystania zasobów Intranetu.
12. Wybieraj najlepszą stronę miesiąca/kwartału w głosowaniu pracowników.
13. Stwórz materiały reklamowe (na przykład podkładki pod myszkę, długopisy, ołówki, notatniki), które będziesz rozdawał jako firmowe gadżety promujące Intranet.
14. Zachęcaj pracowników do tworzenia grup newsowych o ich pasjach i zainteresowaniach.
15. Zorganizuj Festyn Intranetu, na którym będziesz promować jego zalety; przygotuj prezentacje i atrakcyjne konkursy z nagrodami.
Test funkcjonalności Intranetu
Jeżeli funkcje są skomplikowane, a ich opis niejasny, Intranet nie będzie zrozumiany i nie stanie się popularny.
Aby sprawdzić jego przydatność, wybierz grupę pracowników i poproś o wykonanie kilku zadań, na przykład odszukanie formularza podania o urlop, zmiana numeru telefonu i zamówienie noclegu w hotelu. Obserwuj ich ruchy. Zanotuj czas wykonania poszczególnych czynności. Co zrobili szybko? Co sprawiało trudności? Jak rozwiązywali problemy? To najlepszy sposób oceny funkcjonalności Intranetu.
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz