Centrum prasowe online lub wirtualne biuro prasowe, dzięki któremu możesz na bieżąco informować dziennikarzy i klientów o nowych produktach lub wydarzeniach z życia organizacji pozwala budować wizerunek profesjonalisty w branży – a kiedy robisz to najlepiej, nawet lidera.
Dodatkowo, umożliwia szybką reakcję w sytuacji kryzysowej i wypowiadanie się we wszystkich kwestiach ważnych dla Twojej organizacji i branży.
Wirtualny newsroom to także absolutna konieczność dla małych firm, które stosunkowo małym kosztem chcą wzmocnić swój wizerunek i poprawić pozycję na rynku. Dziennikarze coraz częściej wykorzystują Internet do poszukiwania nowych tematów. Jeżeli Twoja strona internetowa wypełniona jest ciekawymi i fachowymi informacjami, możesz liczyć na odwiedziny mediów.
Wyobraź sobie co czuje dziennikarz, który właśnie na Twojej stronie WWW znajdzie potrzebną mu informację.
Reputacja organizacji zyska jeśli będziesz myślał także o innych internautach, którzy surfując w Sieci zainteresują się treścią Twojej witryny. Może ktoś z nich kiedyś będzie Twoim klientem, może opowie o niej znajomemu dziennikarzowi. Jeśli tak, pierwsze korzystne wrażenie już zrobiłeś.
Edytor i centrum
Do zarządzania treścią wyznacz edytora newsroomu. Wybrana osoba powinna mieć bezpośredni dostęp do zawartości witryny oraz możliwość umieszczania nowych informacji bez zgody webmastera. Edytor newsroomu powinien myśleć jak redaktor agencji informacyjnej. Dobrze jeśli jest to osoba z doświadczeniem dziennikarskim.
W internetowym centrum prasowym powinny znaleźć się następujące materiały:
1. Informacje i komunikaty prasowe
2. Zdjęcia i ilustracje
3. Nagrania wideo
4. Aktualne dane statystyczne
5. Najnowsze raporty i opracowania tematów
6. Biogramy (krótkie profile zawodowe)
Biogramy dostarczają podstawowych informacji o najważniejszych pracownikach (członkowie zarządu, kierownicy działów, itp.). Ich celem jest budowanie wizerunku i wiarygodności organizacji i pracowników.
Materiały wizualne powinny zawierać logo i zdjęcia najważniejszych pracowników. Szczególnie przydatne mediom mogą okazać się zdjęcie, ponieważ mogą służyć do ilustracji artykułu o firmie. Wszystkie materiały graficzne w łatwych do pobrania formatach.
Dodatkowo zawartość internetowego biura prasowego można wzbogacić o:
1. Nazwiska pracowników i sposób kontaktu (adres, telefon) na górze witryny.
Nic bardziej nie irytuje dziennikarza jak poszukiwanie kontaktu zakończone odnalezieniem tajemniczego adresu jakiegoś anonimowego centrum informacyjnego, na przykład media@TwojaFirma.pl.
2. Broszury, ulotki lub zestaw prasowy.
Udostępnij wszystkie materiały online. Ułatwisz mediom dostęp do najważniejszych informacji bez względu na porę dnia i poszerzysz fachową wiedzę dziennikarzy o firmie.
3. Kalendarz wydarzeń (seminaria, targi, konferencje).
Dziennikarze przepadają za kalendarzami, gdyż ułatwiają planowanie pracy. Pamiętaj jednak o stałej aktualizacji zawartości. Jeżeli nie możesz robić tego co najmniej raz w tygodniu (najlepiej codziennie), daruj sobie fatygę z kalendarzem.
4. Archiwum informacji prasowych.
Archiwum posortowane według dat i tytułów jest cennym dla reporterów zasobem danych o życiu organizacji, gdyż pozwala umieścić (i zrozumieć) najnowsze informacje w kontekście historycznym.
Zestawy prasowe
Dlaczego warto umieścić na stronie WWW zestawy prasowe? Są po temu przynajmniej trzy ważne powody:
1. Oszczędzają pieniądze i lasy.
Pamiętasz czasy kiedy wysyłałeś do redakcji zestaw prasowy wiedząc, że w najlepszym przypadku dziennikarz zachowa jedną kartkę. Kiedy dzwoni dziennikarz z prośbą: "Przyślij zestaw prasowy", możesz po prostu powiedzieć: "Zaraz to wyślę, ale to, czego szukasz możesz mieć jeszcze szybciej, jeżeli ..." (i tu podajesz dokładny link do witryny). Zrobisz dobre wrażenie. Zaoszczędzisz czas i pieniądze. Drzewa też Ciebie polubią :-)
2. Ułatwiają dokumentację tematu.
Powiedzmy to jasno. Dokumentacja nie jest umiejętnością wymaganą od przyjmowanych do pracy dziennikarzy. Prywatne archiwum to sterta papierów na biurku i podłodze. Dlatego redakcje mają jedno wspólne archiwum dla wszystkich dziennikarzy. Znalezienie czegokolwiek w takim archiwum jest trudne, wymaga zachodu i określenia gdzie poszukiwany materiał (fiszka) może się znajdować.
3. Poprawiają wyniki w wyszukiwarkach.
Reporterzy w poszukiwaniu informacji chętniej wpisują teraz w wyszukiwarce internetowej nazwę Twojej organizacji i czekają na wynik. Jeśli Ciebie tam nie będzie, nie będzie Ciebie w ogóle!
Informacje online
Po uruchomieniu internetowego centrum prasowego pamiętaj, żeby wszystkie informacje prasowe trafiały na stronę WWW przed lub równocześnie z wysyłką tradycyjnymi kanałami.
Zainstaluj dobrą wewnętrzną wyszukiwarkę, która obejmuje całość zbiorów witryny.
Ostrożnie z hasłami dostępu. Niektóre korporacyjne działy PR wymagają od dziennikarzy rejestracji na stronie WWW. Reporter wybiera identyfikator i hasło dostępu. Firma otrzymuje dzięki temu informacje o tym, kto i jak często odwiedza witrynę. Są dziennikarze, których to denerwuje, bo muszą zapamiętać jeszcze jeden zestaw liter i cyfr, aby otrzymać potrzebną informację.
Nawet najsprawniej zarządzana, stale aktualizowana i prosta w nawigacji witryna WWW nie wykluczy sytuacji kiedy reporter będzie chciał wiedzieć więcej. Dlatego na każdej podstronie w widocznym miejscu umieść numer telefonu do edytora. Niezadowolony dziennikarz będzie mógł szybko wylać swoje żale, a edytor zaaplikować skuteczne remedium.
Raz w kwartale wysyłaj mediom informację o aktualnej zawartości wirtualnego newsroomu. Przypominasz w ten sposób o swoim istnieniu i pokazujesz co nowego wydarzyło się w firmie. W korespondencji możesz zapytać jakich informacji mediom brakuje.
Kiedy czytasz ten artykuł, reporterzy być może myszkują po Twojej witrynie WWW w poszukiwaniu ciekawego tematu. Jeśli się zawiodą, nie wrócą szybko.
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz